Solutions de gestion de recouvrement

Aperçu général

Renforcer la capacité de recouvrement

La force financière de toute organisation dépend de la façon dont elle réussit à maintenir sa position sur le marché. Plus particulièrement, une entreprise doit continuellement se concentrer sur deux points essentiels :

• contrôler les coûts de production
• réduire les pertes en recouvrant les soldes en souffrance ou les dettes

Des systèmes permettant de recouvrer des soldes en souffrance et des dettes en temps opportun doivent inclure les fonctionnalités suivantes :

• la capacité d’identifier les comptes en souffrance
• les outils permettant de rechercher, de suivre et finalement de recouvrer ou de récupérer les sommes dues

La Solution de gestion intégrée de recouvrement (ICMS) de Bevertec CST est conçue pour résoudre les problèmes susmentionnés et bien plus encore.

Mise au point à l’aide de technologies de pointe sur le Web, la technologie ICMS emploie une interface utilisateur graphique (IUG) et s’exploite dans des environnements standards de l’industrie. Conçue pour mener efficacement des activités de recouvrement à la fois opportunes et précises, l’ICMS est prise en charge par un système à base de connaissances permettant de guider les agents de recouvrement à l’aide de scripts de recouvrement préétablis, entraînant des résultats précis en fonction de la gravité du cas.

La technologie ICMS consolide les soldes en souffrance d’un client, fournit des informations à jour et donne les moyens aux agents de recouvrement d’accomplir convenablement leurs tâches au plus haut niveau. La technologie ICMS rationalise le processus de recouvrement entier, conduisant à un environnement de recouvrement intégré et efficace.

En assortissant la technologie ICMS à un modèle de recouvrement approprié à votre entreprise, le recouvrement de créances devient beaucoup plus efficace et entraîne un meilleur contrôle des coûts ainsi qu’une réduction des ratios d’endettement.

Fonctionnalités

Systèmes d’administration ICMS

• Traitement général en ligne 
• Options et paramètres de traitement en ligne définis par l’utilisateur
• Définition par l’utilisateur flexible de la file d’attente des recouvrements prioritaires. Cette fonction permet à l’utilisateur d’établir la séquence appropriée des comptes et de les affecter dynamiquement à un agent de recouvrement
• Écran de travail personnalisé pour chaque produit de prêt/dette utilisant le IUG
• Paramètres des activités relatives à la « promesse de paiement » définis par l’utilisateur, établissant les raisons du retard de la « promesse brisée », un pourcentage minimal ainsi qu’une méthode de paiement
• Soutien au suivi/travail relatif au compte à l’aide de lignes illimitées permettant de définir un texte en format libre
• Capacité à fournir des liens externes pour venir en aide au recouvrement de documents en ligne (c.-à-d. les rapports de bureaux de crédit, les cotes de crédit Beacon, les systèmes d’application de prêt/dette, etc.)

Soutien en ligne pour les agents de recouvrement ICMS

Les agents de recouvrement reçoivent une « file d’attente des tâches » qui consiste en une liste de comptes établie par ordre de priorité au moyen des paramètres organisationnels définis par l’utilisateur.

Les agents de recouvrement peuvent :

• Parcourir/consulter la file d’attente des tâches
• Parcourir/consulter les comptes de la file d’attente des tâches
• Accéder à des comptes clients en effectuant une recherche alpha à l’aide d’une partie du nom du client
• Poursuivre une approche de recouvrement cohérente à l’aide du script à base de connaissances.
• Sauvegarder l’historique des notes et retrouver les questions posées et les réponses données dans leur format exact
• Utiliser la fonction de la lettre en ligne ainsi que l’installation de destination afin de prendre en charge les lettres automatiques et sur demande

Soutien en ligne en matière de supervision ICMS

• Surveiller les activités des agents de recouvrement au moyen de catégories de base comme « tentatives de relance », « relances effectuées » et « promesses de paiement » du client
• Examiner les statistiques de performance en ligne des agents de recouvrement

Soutien en matière de gestion et de rapports ICMS

La technologie ICMS offre des fonctionnalités de rapports exhaustifs permettant au personnel de gestion et de soutien de surveiller le rendement des recouvrements.

La technologie ICMS fournit des rapports définis par le système, y compris des :

• Rapports de recouvrement/rapprochement
• Activités de l’agent de recouvrement par date et par heure
• Radiations et recouvrements non recouvrés de comptes
• Rapports statistiques de rendement
• Rapports de comptes recouvrés
• Rapports de promesses brisées
• Rapports de soldes en souffrance en fonction du nombre de jours

Avantages de la Solution de gestion intégrée de recouvrement

• Rapports de recouvrement/rapprochement
• Activités de l’agent de recouvrement par date et par heure
• Radiations et recouvrements non recouvrés de comptes
• Rapports statistiques de rendement
• Rapports de comptes recouvrés
• Rapports de promesses brisées
• Rapports de soldes en souffrance en fonction du nombre de jours

Les 5 « R »

Les 5 « R » de la philosophie de Bevertec en matière de gestion du recouvrement

La clé pour que vos clients paient en temps opportun est de leur laisser savoir que vous surveillez la relation de près. Le logiciel ICMS incorpore notre philosophie en matière de recouvrement des sommes dues, se fondant sur les principes des cinq « R » :

1. Renforcement de la relation avec le client

• affiche toutes les relations et les profils des clients pour permettre aux agents de recouvrement d’évaluer la situation en son entier. Fournit des codes permettant d’accéder à l’historique de recouvrement de tous les clients afin de permettre aux agents de recouvrement de savoir ce qui a été dit lors des relances précédentes.

2. Retenir le client

• notre script basé sur les connaissances (KBS) permet à l’organisation de présenter une image de l’entreprise standard au client.
• un service donné par plusieurs agents de recouvrement réduit la possibilité de conflit de personnalités.

3. Rappeler le client

• des relances en temps opportun par lettre ou par téléphone en fonction de la liste des priorités dans la file d’attente conduisent habituellement le processus de recouvrement à un aboutissement satisfaisant.
• un suivi en temps opportun démontre au client que vous êtes intéressé et contribue encore une fois à l’accélération du processus de recouvrement.

4. Réhabiliter le client

• différents scripts pour différentes occasions garantissent que tous les efforts sont faits pour aider le client à se remettre sur les rails financièrement.
• une utilisation du savoir relatif aux entreprises dans les scripts fournit de meilleures chances de succès en matière de recouvrement.
• fournit une information qui permet à l’agent financier de restructurer les modalités de paiement.

5. Recouvrer vos avoirs

• l’établissement opportun de recouvrements imminents garantit le recouvrement d’une valeur maximale en dollars.
• le suivi et la supervision des recouvrements permettent facilement le recouvrement par une tierce partie.
• nos scripts basés sur les connaissances (KBS) encouragent l’agent de recouvrement à parvenir rapidement aux points saillants de la conversation et à minimiser le temps passé au téléphone.
• la génération automatique de files d’attente de tâches garantit que les cas exposant le plus de risques sont traités en premier.

Foire aux questions

Comment cette technologie fonctionne-t-elle?

La technologie ICMS est un système en ligne qui fonctionne en temps réel et qui contrôle le processus de recouvrement des créances.

Les fonctionnalités du système comprennent :

• Des paramètres et des options contrôlées par l’utilisateur
• Un accès en ligne sécuritaire et limité à des comptes spécifiques seulement
• Une fonction extensive de soutien en ligne
• Un outil de rédaction de lettre en ligne

La technologie ICMS peut facilement être personnalisée pour fournir une interface permettant de télécharger des données et de les téléverser dans votre système et ICMS actuels. Les comptes en souffrance quotidiens peuvent être sélectionnés et extraits de systèmes de gestion de prêts/dettes à l’aide de critères préétablis et téléversés vers la plateforme du serveur/client ICMS.

L’ensemble de l’ICMS analyse ensuite les nouvelles données en souffrance et génère les files d’attente associées aux agents de recouvrement en fonction de vos paramètres. Les files d’attente consistent habituellement en de nouveaux prêts/dettes en souffrance, en de soldes en souffrance ayant pris du retard, en des dettes dont la « promesse est brisée » ou en des comptes nécessitant une attention pressante vu le temps qu’ils ont passé en recouvrement.

La technologie ICMS est-elle facile à utiliser?

Les agents de recouvrement bénéficient de la facilité d’emploi de l’ICMS; la connexion au système ne requiert qu’un seul identifiant et mot de passe secret. La technologie ICMS transmet ensuite une file d’attente de comptes en souffrance pouvant être gérée de plusieurs façons. L’agent de recouvrement peut soit parcourir la liste ou utiliser la fonction de recherche à l’aide de critères de sélection alpha (par nom). Lorsque chaque nom et compte est parcouru, des informations pertinentes concernant la démographie et les prêts/dettes s’affichent sur l’écran.

Qu’en est-il des options de consultation?

À tout moment, un compte peut être extrait pour être consulté en son entier et des dossiers spécifiques en matière de prêts/dettes peuvent être gérés. L’ICMS affiche automatiquement un écran supplémentaire afin de fournir des informations plus détaillées au sujet d’un compte. L’agent de recouvrement a la possibilité de consulter l’historique d’un compte, y compris les relances précédentes et les promesses faites par le client.

Puis-je consulter mes scripts et mes scénarios?

Lors de la relance du client, l’ICMS transmet automatiquement un ensemble unique de questions basées sur les connaissances à poser en fonction de la gravité de la dette; ces dernières peuvent être personnalisées par votre organisation. La technologie ICMS fournit des scénarios de réponse possibles pour que l’agent puisse créer une conversation qui établira quand et quel montant le client paiera.

L’ICMS enregistre toutes les réponses du client, qui peuvent être consultées à tout moment. L’ICMS affiche un écran sommaire de toutes les relances et les activités de transaction, dans l’ordre exact de leur chronologie. Le résultat final est un système de gestion des recouvrements cohérent dans toute l’entreprise.

Comment puis-je gérer les files d’attente?

La technologie ICMS établit un échéancier pour toutes les « promesses de paiement » et retrouve automatiquement les comptes clients à leur date d’échéance afin de vérifier si le compte a été payé ou réglé. Si un solde demeure impayé, l’ICMS assigne le compte en souffrance à la file d’attente d’un agent de recouvrement pour qu’il effectue un suivi.

Quelle plateforme d’exploitation la technologie ICMS prend-elle en charge?

L’ICMS est une technologie en ligne. Elle emploie une interface utilisateur graphique (IUG) et s’exploite dans des environnements standards de l’industrie.