Brindamos la posibilidad de cobrar

La solidez financiera de cualquier organización depende de qué tan bien pueda mantener su posición en el mercado. Específicamente, una compañía debe concentrarse continuamente en dos áreas cruciales:

• controlar los costos de producción
• reducir las pérdidas cobrando las cuentas por cobrar o las deudas

Los sistemas de cobranza oportuna de cuentas por cobrar y deudas deben incluir lo siguiente:

• la capacidad de identificar las cuentas morosas
• las herramientas para perseguir activamente casos, dar seguimiento y, por ultimo, recaudar los fondos adeudados

La Suite Soluciones para la Administración Iintegral de Cobranzas (Integrated Collections Management Solutions, ICMS) de Bevertec CST fue diseñada para resolver los problemas antes mencionados, entre muchos otros.

Desarrollada con tecnologías web de última generación, ICMS emplea una Interfaz gráfica de usuario (GUI) y opera en entornos estándares de la industria. Diseñada para promover la eficacia y la calidad en actividades de cobranza oportunas y precisas, ICMS está respaldado por un sistema basado en el conocimiento que sirve de guía a los Agentes de cobranza mediante guiones de cobranza predeterminados, lo que redunda en resultados precisos, acorde a la gravedad del caso.

ICMS consolida la actividad de cuentas por cobrar de un cliente, brinda información actualizada y permite a los Agentes de cobranza desempeñarse a los más altos niveles. ICMS optimiza todo el proceso de cobranza, para que sea integrado, eficiente y efectivo.

Al unir la tecnología de ICMS con un modelo de cobranza apropiado para su empresa, los Agentes de cobranza de deuda se vuelven más eficientes, lo que permite un mayor control de los costos y la reducción de los coeficientes de deuda.

Características

Administración de sistemas de ICMS

• Procesamiento en línea general
• Parámetros y opciones de procesamiento en línea definidos por el usuario
• Definición de prioridades para la cola de trabajos de cobranza flexible según el usuario. Esto le permite al usuario secuenciar adecuadamente las cuentas y asignarlas dinámicamente a un Agente de cobranza.
• Pantalla de trabajos de cobranza personalizada para cada producto de préstamo/deuda usando la GUI
• Parámetros de actividad de “promesa de pago” definidos por el usuario, definiendo los factores de fechas de “promesa incumplida” con demora, porcentaje de pago mínimo y forma de pago
• Soporte para el trabajo/rastreo de cuentas con líneas ilimitadas para texto de forma libre
• Capacidad de brindar vínculos externos para asistir con la documentación de cobranzas en línea (p. ej., informes de agencias crediticias, puntaje de crédito, sistemas de solicitud de préstamos/deuda, etc.)

Soporte para Agentes de cobranza en línea de ICMS

Los Agentes de cobranza reciben una “cola de trabajos” que consta de cuentas priorizadas según los parámetros organizacionales definidos por el usuario.

Los Agentes de cobranza pueden:

• Buscar/hacer consultas en la cola de trabajos
• Buscar/hacer consultas de cuentas en la cola de trabajos
• Acceder a las cuentas de los clientes haciendo una búsqueda alfabética con cualquier parte del nombre del cliente
• Seguir un método de cobranza sistemático usando el guion de la base de conocimiento
• Guardar el historial en la memoria y recuperar las preguntas formuladas y las respuestas dadas exactamente con el mismo formato
• Usar el servicio de Carta en línea y destino para brindar soporte con cartas automáticas y a pedido

Soporte para la supervisión en línea de ICMS

• Las actividades de los Agentes de cobranza son monitoreadas por categorías primarias, como “intentos de contactar al cliente”, contactos establecidos y “promesas de pago” por parte del cliente
• Revisar las estadísticas de desempeño de los Agentes de cobranza en línea

Generación de informes y soporte para la administración de ICMS

ICMS brinda numerosas funciones de generación de informes para permitir la administración y asistir al personal en el monitoreo del desempeño en las cobranzas.

ICMS brinda informes definidos por el sistema, que incluyen:

• Informes de conciliación/actividad de cobranza
• Actividad del trabajo del Agente de cobranza ordenada por fecha y hora
• Cancelación/cobranzas de cuentas no cobradas
• Informes estadísticos del desempeño
• Informes de cuentas cobradas
• Informes de promesas incumplidas
• Informes de morosidad por cantidad de días

Beneficios de Soluciones integradas de administración de cobranzas

• Reducción de cuentas por cobrar
• Reducción de pérdidas por deudas/préstamos
• Reducción de cuentas pasadas a pérdida
• Cobranzas oportunas y sistemáticas en toda la organización
• Aumentos de productividad significativos para el personal de cobranzas
• Un enfoque de cobranzas sistemático para la organización

Las 5 R

La filosofía de administración de cobranzas de las 5 R de Bevertec

La clave para lograr que sus clientes paguen oportunamente es hacerles saber que usted monitorea atentamente la relación; el software ICMS incorpora nuestra filosofía de cobranza de créditos y se basa en los principios de las cinco “R”:

Establecimiento de Relaciones con el cliente

• muestra todas las relaciones y los perfiles de los clientes para permitir a los Agentes de cobranza evaluar la situación completa. Proporciona el registro y el acceso a todo el historial de las actividades de cobranza del cliente, para permitir a los Agentes de cobranza saber qué se dijo en los contactos anteriores.

Retención del cliente

• nuestro Guión basado en el conocimiento (KBS, por sus siglas en inglés) le permite a la organización presentarle al cliente una imagen corporativa estándar.
• el servicio por parte de múltiples Agentes de cobranza reduce la posibilidad de que haya conflicto de personalidades.

Recordarle al cliente

• el contacto oportuno con el cliente por carta o una llamada telefónica basándose en colas de trabajos ordenados según la prioridad generalmente hace que el proceso de cobranza concluya de manera satisfactoria.
• el seguimiento oportuno le muestra al cliente que usted se preocupa y, nuevamente, contribuye a acelerar el proceso de cobranza.

Rehabilitar al cliente

• tener diferentes guiones para diferentes ocasiones garantiza que se haga todo lo posible por ayudarle al cliente a volver a encaminarse financieramente.
• el uso del conocimiento corporativo en los guiones brinda la mayor oportunidad de éxito en la cobranza.
• brinda información que le permite al ejecutivo de finanzas reestructurar los acuerdos de pago.

Recuperar sus activos

• la determinación oportuna de la recuperación inminente garantiza que se recupere el máximo valor monetario.
• el seguimiento y monitoreo de las cobranzas permite fácilmente la recuperación de terceros.
• nuestros Guiones basados en el conocimiento (KBS) alientan al Agente de cobranza a llegar rápidamente a los puntos salientes de la conversación y minimizan el tiempo que pasan hablando por teléfono.
• la generación automática de colas de trabajos garantiza que los riesgos más expuestos se procesen primero.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona?

ICMS es un sistema en tiempo real en línea que controla el proceso de cobranza de deudas.

Las características del sistema incluyen:

• Opciones y parámetros controlados por el usuario
• Seguridad en línea, que limita el acceso únicamente a cuentas específicas
• Un servicio extensivo de Ayuda en línea
• Una herramienta para escribir cartas en línea

ICMS puede personalizarse fácilmente para brindar una interfaz para subir o bajar datos entre su sistema actual y ICMS. Las cuentas morosas diarias pueden seleccionarse y extraerse de los sistemas de préstamos/deudas usando criterios predeterminados y descargarse a la plataforma cliente/servidor de ICMS.

La Suite de ICMS luego analiza nuevos datos de cuentas en mora y genera las colas de Agentes de cobranza apropiadas según sus parámetros. Las colas típicamente constan de nuevos préstamos/deudas en mora, cuentas por cobrar vencidas, deudas con “promesas incumplidas” o cuentas que deben escalarse debido al tiempo que se ha dedicado a la cobranza.

¿Cuán fácil de usar es ICMS?

Los Agentes de cobranza se benefician con la facilidad de uso de ICMS; para iniciar sesión en el sistema se necesita una identidad única y una contraseña secreta. Luego, ICMS entrega una cola de cuentas en mora que puede gestionarse de varias maneras. El Agente de cobranza puede explorar la lista o usar la función de búsqueda con los criterios de selección por nombre en orden alfabético. A medida que se explora cada nombre/cuenta, se muestra en la pantalla la información demográfica y sobre préstamos/deudas que sea relevante.

¿Qué hay de las opciones de revisión?

En cualquier momento, se puede elegir una cuenta para una revisión completa, y se pueden gestionar los registros de deudas/préstamos específicos. ICMS muestra automáticamente una pantalla adicional que brinda información más detallada sobre cualquier cuenta. El Agente de cobranza tiene opciones para revisar el historial de una cuenta, incluidas las llamadas previas y las promesas que hizo el cliente.

¿Puedo revisar mis guiones y situaciones hipotéticas?

Al comunicarse con el cliente, ICMS entrega automáticamente un conjunto único de preguntas basadas en el conocimiento que deben hacerse, según la gravedad de la deuda; estas pueden ser personalizadas por su organización. ICMS también brinda posibles situaciones hipotéticas de respuesta para el Agente de cobranza, creando una conversación que determina cuándo y cuánto pagará el cliente.

ICMS registra todas las respuestas del cliente, que pueden revisarse en cualquier momento. ICMS entrega una pantalla con un resumen de todos los contactos y las transacciones, exactamente en el orden en que se produjeron. El resultado final es un sistema de cobranzas sistemático para toda la empresa.

¿Cómo manejo las colas de trabajos?

ICMS agenda todas las “promesas de pago” y recupera automáticamente las cuentas del cliente en la fecha de vencimiento, verificando si la cuenta está paga o si se ha subsanado la deuda. Si hay un pago pendiente, ICMS asigna la cuenta en mora a la cola de un Agente de cobranza para su seguimiento.

¿Qué plataforma operativa soporta ICMS?

ICMS está basado en la tecnología web. ICMS emplea una Interfaz gráfica de usuario (GUI) y opera en entornos estándares de la industria.